{key1}

Resume Maker Tạo Hồ Sơ (CV/Resume) xin việc đẹp miễn phí trên web và app Miễn phí - Google Play & App Store
Install ×

Kỹ Năng Viết Mail

  • 29/01/2016
  • |
  • Lượt xem: 1003

Công nghệ đang dần thay thế sức lao động của con người, trong môi trường công sở việc sử dụng mạng internet đã trở thành quen thuộc, không còn nhiều những thông điệp bằng văn bản giấy thay thế vào đó là thông tin được truyền đạt thông qua phương tiện điện tử email, điện thoại, cứ nghĩ rằng viết email là đơn giản.


Nhưng khảo sát trên thực tế trong 100 email công việc có đến 90% trong đó chưa thực sự chuyên nghiệp hoặc thiếu thông tin, hãy lưu ý những điểm dưới đây trước khi bạn click vào gửi email.

Đầy đủ thông tin


Email trong công việc không phải là một bức thư đầy cảm xúc vì vậy đừng viết dài dòng văn tự, viết ngắn gọn súc tích, đầy đủ thông tin là được. Trong cương vị của người đọc thư cũng không muốn đọc một email dài cả trang A4 chỉ để nói một điều là chưa chốt được hợp đồng với khách hàng, văn bản mail khác với cách truyền đạt thông tin trực tiếp, để có hiệu quả cao trong giao tiếp email cần tinh tế và chuyên nghiệp.

Kiểm tra trước khi gửi đi

Trước khi gửi email bạn phải chắc chắn đã đầy đủ thông tin cần thiết, đã đúng người nhận, hoặc bạn đã Cc, Bcc cho một người nào khác theo yêu cầu, nếu có file đính kèm hãy đảm bảo file đó đã chính xác và sẵn sàng để gửi đi, ngoài ra bạn cũng cần viết chủ đề của mail, chẳng hạn mail báo cáo công việc thì nên ghi rõ báo cáo công việc ngày bao nhiêu, bởi vì người nhận email có thể sẽ nhận rất nhiều email của người khác nữa.

Cc và Bcc

Có nhiều bạn còn chưa hiểu rõ Bc và Bcc là gì? sẽ bỡ ngỡ không biết sử dụng như thế nào cho đúng trong nhiều trường hợp.


Cc hiểu một cách đơn giản nhất là bạn gửi một bản sao email cho một vài người khác, trong danh sách những người được Cc của cùng một email, họ sẽ nhìn thấy danh sách những người nhận khác. Ví dụ trong danh sách Cc của bạn có 3 người A1,A2,A3 thì A1 sẽ biết A2,A3 cũng nhận được email này.

Bcc cách dùng cũng gần như Cc, chỉ khác một điểm quan trọng đó là người nhận không thấy được danh sách những người được gửi.

Soạn email chuyên nghiệp


Email tối thiểu phải có đầy đủ thông tin người nhận, chủ đề, lời chào, nội dung, chữ ký, file đính kèm. Một điểm lưu ý đó là chữ ký của bạn nhé, đừng có hoa hèo quá mức, chữ ký đơn giản gọn gàng với họ tên đầy đủ, chức vụ, đơn vị công tác và thông tin liên lạc.

Chữ ký của tôi:
Vu Van Cuong
Team Leader maketing
mobile. +84 999 999 999
email. cuongvu@xyz.com
website. www.viecoi.vn
address. Ho Chi Minh City

Định dạng cũng là phần quan trọng, tốt nhất hãy để màu chữ và định dạng mặc định, tô đậm những keyword quan trọng để người nhận nắm bắt nội dung nhanh hơn.

Văn phong chuyên nghiệp

Ngôn ngữ trong công việc, cụ thể là trong email cần chuyên nghiệp, không sử dụng các từ ngữ địa phương, đa nghĩa hãy những từ ngữ tối nghĩa gây hiểu nhầm đối với người nhận email. Kiểm tra lỗi chính tả trước khi gửi nhé, đây là lỗi mà cả những nhân viên lâu năm vẫn thường mắc phải, người nhận sẽ đánh giá thái độ và sự cẩn thận của bạn trong công việc.


Bạn nên bắt đầu viết nội dụng bằng lời chào trước như “Dear..; Hi…”. Trong phần nội dung nên phân khúc phân đoạn nếu email dài, hoặc sử dụng dấu gạch đầu dòng. Sau khi hoàn thành nội dung thì kết thúc ngắn gọn bằng một lời cảm ơn chân thành.

Những lưu ý khác

Không sử dụng email nội bộ công ty để bàn tán, nói chuyện phiếm, nói xấu người khác, bởi vì email nội bộ được quản lý và lưu trữ các thông tin. Forward email với mục đích trêu chọc, đùa giỡn, trước khi Forward email cho ai đó hãy hỏi ý kiến  tác giả của email. Hãy cố gắng trả lời email trong thời gian sớm nhất, không nên để đến ngày hôm sau trả lời với một lý do lãng xẹt là quá bận, bạn quá bận không có đủ 10 phút đồng hồ để gửi mail sao.

Đó là những điều cơ bản nhất bạn cần nắm vững để viết email chuyên nghiệp trong trao đổi thông tin điện tử, hãy đặt mình vào vị trị người nhận để hiểu được cảm giác khi đọc một email tồi như thế nào.
Chúc bạn thành công trong công việc!

Từ khóa: Kỹ Năng Viết Mail

Người khác đã xem

Nhiều người đọc

1

LÀM GÌ ĐỂ THÍCH NGHI VỚI CÔNG TY MỚI?

Đối với những người có tính cách hướng ngoại, năng động, dễ làm quen với người lạ, thì việc tiếp xúc ở môi trường làm việc mới không quá khó khăn đối với họ, tuy nhiên đối với những người có tính hướng nội, ít nói, ngại giao tiếp thì việc thay đổi môi trường làm việc sẽ gây khó khăn trong việc thích nghi với môi trường mới, đó cũng là điều dễ hiểu, hãy bắt đầu công việc mới ở môi trường làm việc với những chỉ dẫn dưới đây, bạn sẽ thấy bản thân tự tin hơn.


2

8 kỹ năng cần thiết khi đi làm công sở

Kỹ năng làm việc không chỉ giúp bạn đạt được hiệu suất và hiệu quả cao trong công việc. Cần nắm bắt 8 kỹ năng dưới đây sẽ giúp bạn có cơ hội thăng tiến nhanh nhất.


3

Áp lực công việc

Công việc lúc nào cũng ngập đầu không thể làm hết nỗi, công việc trong ngày không thể hoàn thành hết, sự nhiệt huyết giành cho công việc dường như tiêu tan. Áp lực trong công việc đã trở thành nỗi ám ảnh với nhiều người. Vậy phải làm sao để vượt qua áp lực trong công việc


4

Những kỹ năng cần thiết cho làm việc nhóm

Khi mà kinh tế cũng như công nghệ ngày càng phát triển, chuyên môn hóa trong công việc ngày càng cao, đòi hỏi sự kết hợp giữa các thành viên riêng lẻ tạo thành nhóm làm việc hiệu quả cao hơn. Tuy nhiên trong một tập thể chín người mười ý thì việc nhóm hoạt động tốt hay không cần có những nguyên tắc làm việc cũng như mỗi cá nhân cần trang bị cho mình những kỹ năng làm việc nhóm thật sự hiệu quả.


5

Những cách hòa đồng với đồng nghiệp nơi công sở

Văn hóa công sở và ứng xử nơi công sở luôn là đề tài nóng mọi lúc mọi nơi, công sở là gia đình thứ hai của bạn, đôi khi thời gian ở công sở còn nhiều hơn thời gian bạn ở nhà.


6

CẢI THIỆN KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH CỦA BẠN

Thuyết trình là một trong những kỹ năng không thể thiếu trong công việc, chuyên môn vững giúp bạn hoàn thành tốt công việc, còn thuyết trình là yếu tố quan trọng hàng đầu quyết định khả năng bạn thăng tiến trong sự nghiệp của mình.


7

Bí quyết kỹ năng viết email chuyên nghiệp

Email không qúa xa lạ mà còn được sử dụng như công cụ giao tiếp trong công việc. Hầu hết mỗi người đều có thể tự lập riêng cho mình một email riêng để để phục vụ cho công việc, xin việc, làm việc, quảng cáo….Nhưng email được sự dụng nhiều nhất là trong công việc để trao đổi thông tin nội hoặc với khách hàng vì email có tính bảo mật cao, đính kèm theo nhiều fie với nhiều nội dung khác nhau như báo giá, hợp đồng, hình ảnh…Việc thường xuyên liên lạc và làm việc qua email cũng yêu cầu tính chuyên ng


8

Kỹ Năng Viết Mail

Công nghệ đang dần thay thế sức lao động của con người, trong môi trường công sở việc sử dụng mạng internet đã trở thành quen thuộc, không còn nhiều những


9

NHỮNG ĐIỀU CẦN LƯU Ý TRONG NGÀY ĐẦU ĐI LÀM

Ngày đi làm đầu tiên vô cùng quan trọng, nó sẽ đánh giá được bạn là người như thế nào trong ngày đầu tiên đó. Luôn hòa nhã với tất cả mọi người để được mọi người yêu quý bạn.


10

5 dấu hiệu thể hiện bạn đang bất mãn với sếp

Bất mãn với sếp là tình trạng chung của nhiều nhân viên. Bài viết sau đây chúng ta cùng tìm hiểu về 5 dấu hiệu thể hiện bạn đang bất mãn với sếp. Bất mãn với sếp là một trong những hiện tượng thường được bắt gặp trong môi trường công sở. Những người bất mãn với sếp có thể khiến tiến trình chung của công việc bị chậm lại đáng kể. Vậy, dấu hiệu nào cho thấy bạn đang bất mãn với sếp? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết này.